Le wiki, un bon outil de communication interne pour l'entreprise

Publié par Olivier Moch sur 10 Décembre 2012, 10:08am

Outil collaboratif et participatif, le wiki a tout à fait sa place dans les outils de communication interne de l'entrerise.

Les wikis - du mot hawaïen wiki qui signifie rapide - sont des sites internet dont les pages sont modifiables par les internautes. Le plus connu d'entre tous est, sans conteste, Wikipedia mais il en existe une quantité d'autres. Le principe du wiki est de favoriser l'écriture communautaire et l'édition de documents collaboratifs utiles à une communauté de personnes. Le premier wiki a vu le jour en 1995, aux Etats-Unis, créé par Ward Cuningham qui souhaitait rajouter une fonctionnalité pratique au site internet de sa société; il s'agissait alors de faciliter l'échange de données et d'informations entre les programmeurs de Cuningham & Cuningham. Le wiki nécessite la présence participative de ceux qui y souscrivent. En effet, lorsqu'une page wiki est modifiée, les contributeurs réguliers ont pour tâche de vérifier que la modification est correcte, pertinente et utile. Ils doivent aussi éviter le spam ou le détournement du sujet principal. Bien entendu, l'accès à un wiki peut être contrôlé par une identification des utilisateurs, ainsi un wiki n'est pas forcément accessible et modifiable par tout le monde.

S'il est utilisé correctement, le wiki est un outil intéressant pour l'entreprise, notamment pour sa communication interne; il peut faciliter le travail en commun et favoriser les échanges en temps réel. Simple et efficace, le wiki peut devenir la plateforme d'échanges d'un projet ou d'un groupe de travail. On peut y déposer des notes de travail, des synthèses, des PV de réunions, des documents divers (statistiques, graphiques, power point, photos...) qui sont utiles à l'ensemble du groupe pour mener à terme une mission qui lui est assignée. Il peut également devenir un agenda voire un workflow et permettre la collaboration à distance des divers membres d'un groupe, d'une communauté. Les informations partagées sur le wiki d'entreprise peuvent être limitées à un groupe de personnes précis mais peuvent aussi être ouvertes au plus grand nombre (ce qui correspond davantage à la philosophie même des wikis). A travers le wiki d'entreprise, un groupe de travail peut :
- partager des expériences, relier les expériences de chacun des membres du groupe;
- créer un contexte multiutilisateurs pour développer la créativité et la rédaction;
- partager des documents utiles à un projet en temps réel;
- modifier, compléter, corriger en ligne et en temps réel des documents de travail;
- planifier des réunions de travail (concrètes ou virtuelles);
- gérer le workflow d'un projet;
- collaborer à distance;
- regrouper en un seul endroit accessibles au membres de la communauté concernée des outils et des ressources...

Dans l'entreprise, le wiki est aisé à mettre en place et facile à prendre en main pour les collaborateurs. Par ailleurs, il présente l'avantage de permettre à tous les membres d'un groupe de travailler sur un seul et même support ce qui évite un flux tendu de mails. Le wiki permet de construire en groupe !

Des limites ? Oui, il y a des limites à l'utilisation du wiki en entreprise, à commencer par celle liée à la réticence de la hiérarchie et de certains collaborateurs lorsqu'il s'agit d'utiliser des outils nouveaux et/ou des outils du net. Soit par crainte soit par méconnaissance de l'outil, le constat est clair : il y a une réticence institutionnelle à utiliser le wiki d'entreprise ! Sinon, les limites sont celles que fixera la communauté utilisatrice, elles peuvent êtres cadrées clairement par une charte d'utilisation. Par ailleurs, la crainte majeure est souvent celle de l'effacement (volontaire ou pas) de données sur le wiki. On se prémuni facilement de ce risque en exigeant une identification des utilisateurs (en entreprise, le risque de "sabotage" devient alors quasi-nul); par ailleurs il existe sur les wikis un système de restauration de l'ensemble du contenu ce qui permet de récupérer ce qui aurait disparu par mégarde... Mais, pour être optimal, un wiki doit être structuré, organisé et générer la participation de tous les membres d'une communauté. Chaque utilisateur doit consulter le wiki de façon régulière afin de constater les avancées mais aussi participer à la vie du wiki pour permettre des avancées. Le wiki doit devenir l'expression virtuelle d'un groupe de travail qui s'autorégule. L'idéal étant que la communauté concernée par le wiki ne soit pas mise en place par le wiki mais bien qu'elle existe avant le wiki et que celui-ci devienne sont outil de travail.

Un wiki comme intranet ?

Et pourquoi pas ? On l'a dit, le wiki est collaboratif, immédiat, flexible et évolutif... Autant de qualité qui peuvent correspondre à un intranet d'entreprise ! Un wiki peut donc devenir un outil de type intranet. Dans ce cas, il s'agit de désigner un groupe de responsables par secteur de l'entreprise chargé d'identifier les contenu du wiki-intranet, de les collecter et de les mettre en forme. Ces responsables sont alors les seuls amenés à avoir une participation collaborative tandis que le reste des travailleurs de l'entreprise n'aura qu'un accès de consultations du wiki. L'avantage majeur du wiki-intranet est évidemment financier; par rapport à un intranet classique, le coût de mise en place est ridicule. Il existe d'ailleurs des wikis gratuits totalement adaptés aux petites et aux grandes entreprises (Confluence, par exemple, ou encore Mediawiki, celui utilisé par Wikipedia).

Assurément, le wiki est un outil de communication attractif pour l'entreprise. Il se développe de plus en plus en tant qu'outil corporate grâce à sa flexibilité, sa facilité et son faible coût. En France, des sociétés comme Cetelem (crédit - 29.000 travailleurs), Evonik (Chimie - 40.000 travailleurs) ou l'armée y ont recours depuis plusieurs années. En Belgique, il tarde encore à se développer même si certains groupes de travail l'utilisent; c'est le cas de Health CoP, la plateforme de coopération des Communicateurs hospitaliers dont je fais partie...

Ce document en version pdf imprimable

Merci à Thierry Libaert

Après la guerre, un partenariat !

Commenter cet article