La conférence de presse

Publié par Olivier Moch sur 18 Mai 2011, 11:24am

Quand et comment organiser une conférence de presse ?

La conférence de presse est un point de rencontre entre un émetteur d'informations (personne physique, association, entreprise...) et les médias. Elle permet de présenter à des journalistes un événement, de développer un sujet, d'informer sur une actualité; généralement la conférence de presse se termine par un jeu de questions/réponses afin que les journalistes puissent affiner le sujet en posant les questions qui leur semblent les plus pertinentes. La conférence de presse permet de réunir différents médias, parfois en un temps très court, afin de leur présenter de façon commune et égalitaire un sujet précis. Cependant, dans le contexte actuel où les médias sont confrontés à des difficultés logistiques et financières (regroupement de titres, amaigrissement des rédactions, journalistes surchargés de travail...), il faut tenir compte d'un fait incontournable : les journalistes se déplacent de plus en plus rarement aux conférences de presse. Dans beaucoup de cas, ils préfèrent recevoir l'information par le biais d'un communiqué de presse ou d'un dossier de presse. Dès lors, il convient de déterminer avec précision si l'événement ou l'actualité que l'on veut communiquer aux médias nécessite la tenue d'une conférence de presse. On peut, pour cela, se poser les questions suivantes :

- l'information à diffuser est-elle pertinente ? => colle-t-elle à une actualité quelconque ? A-t-elle un réel intérêt pour le grand public ? Est-ce le bon moment pour la diffuser ?

- y-a-til suffisamment de matière à donner aux journalistes ? => effectivement, si l'info à diffuser peut tenir en une seule page, il est préférable de privilégier le communiqué de presse.

- quel intérêt le journaliste a-t-il à se déplacer vers la conférence de presse ? => il convient de déterminer la plus-value de la conférence de presse par rapport à l'envoi d'un communiqué de presse ou d'un dossier de presse. Cette plus-value peut être la présence d'un intervenant rare ou difficile à rencontrer voire d'un objet dont la restitution passerait moins bien par communiqué, la présentation d'un événement extraordinaire (ndlr dans le sens premier de ce terme, c'est à dire qui sort de l'ordinaire) ou pour évoquer une crise... Le journaliste doit trouver un bénéfice à sa venue !

Si la réponse à ces trois questions est affirmative (oui, l'information est pertinente; oui, il y a de la matière à diffuser; oui, il y a un bénéfice pour le journaliste) alors la conférence de presse se justifie. Cela ne signifie pas, pour autant, que la conférence de presse attirera les médias car il reste un paramètre important, le libre-arbitre du journaliste qui jugera en son âme et conscience si le sujet présenté mérite le déplacement et/ou le traitement par ses soins. Sur le terrain, on constate une mutation réelle de comportement des journalistes. Jusqu'il y a peu - disons 10 ans - la conférence de presse était considérée comme le moyen le plus efficace de diffuser une information aux médias. Désormais, beaucoup de journalistes préfèrent recevoir une information ciblée (voire clé sur porte dans certains cas) et précise qui leur permet de gagner du temps sur leur impératifs horaires et logisitiques. Clairement, la conférence de presse n'est plus forcément le meilleur moyen de communiquer vers les médias ! L'expérience nous apprend aussi que les journalistes réagissent différemment :

- ceux de la presse télévisuelle ont besoin d'images pour habiller et dynamiser leur reportage, ils privilégient donc les conférences de presse qui ont lieu in situ. Exemple : si un hôpital présente une nouvelle technologie de pointe, les médias télévisés se déplaceront plus facilement si la conférence de presse a lieu à l'hôpital et si le matériel technologique est accessible plutôt que dans un endroit neutre (maison de la presse, restaurant...) puisque pour habiller leur reportage ils devront de toutes manières venir à l'hôpital pour prendre des images;

- ceux de la presse radiophonique n'ont besoin que de son, si une interview est possible par téléphone, ils jugeront parfois plus rapide de ne pas se déplacer à la conférence de presse, surtout si le reportage doit être prêt pour un flash info ou un journal parlé proche dans le temps (ndlr il y a très souvent un flah info par heure en radio);

- les médias de presse non-quotidienne (hebdomadaires, mensuels...) ont des impératifs de bouclage qui leur laissent plus de latitude que ceux de la presse quotidienne ce qui rend, parfois, le déplacement à une conférence de presse plus aisé;

- les journalistes des médias en ligne quittent rarement leur rédaction et privilégient donc souvent l'envoi de communiqué de presse ou d'information par e-mail qui leur permettent de travailler plus rapidement et de diffuser l'information en continu et (presque) en temps réel.

Préparation de la conférence de presse

Pour mener à bien une conférence de presse, il s'agit de la préparer. Depuis le choix de la date jusqu'aux interviews des intervenants tout peut se prévoir à l'avance pour permettre aux journalistes de travailler dans des conditions optimales.

1° La date et l'heure : sauf dans le cas d'une communication de crise souvent imprévue par essence, la date de la conférence de presse peut se déterminer assez longtemps à l'avance. Si la conférence est liée à la présentation d'une technologie ou d'un appareil, il est préférable d'attendre qu'au moins un exemplaire soit fonctionnel afin de permettre aux journalistes de voir l'appareil et d'appréhender son fonctionnement. Si la conférence est liée à un événement, l'idéal est de prévoir la conférence entre dix jours et une semaine avant l'événement. Quant à l'heure, la matinée est toujours préférable. Le créneau le plus porteur s'étale entre 9h00 et 11h00; avant c'est l'heure des conférences de rédactions, après l'heure de bouclage pour les JP et les JT de mi-journée approche pour les télévisions et les radios. L'après-midi est souvent mise à profit par les journalistes pour la rédaction de leur(s) article(s). Si l'on cible surtout la presse audiovisuelle, le créneau 14h00-15h00 peut être intéressant car le journal de la mi-journée est passé et le bouclage pour celui du soir est souvent prévu à partir de 17h00 ou 17h30...

2° Le lieu : si la ville où la conférence de presse est organisée dispose d'une Maison de la Presse fonctionnelle (ndlr c'est la cas à Liège), il est préférable de la privilégier car les journalistes connaissent les lieux et leur accès. La conférence peut ausi prendre place dans un lieu neutre (restaurant, lieu de prestige, locaux d'un partenaire ou d'un sponsor...), il faut dans ce cas veiller à ce que ce lieu neutre soit facile d'accès, pas trop lointain et qu'il y ait un parcage aisé. Il est parfois, cependant, utile de tenir la conférence de presse in situ, c'est à dire sur un lieu lié au sujet de la conférence. Imaginons la présentation d'un bloc opératoire de pointe, il convient de permettre aux journalistes de le voir et donc de faire la conférence de presse dans l'hôpital où se trouve le bloc opératoire plutôt que dans une Maison de la Presse ou sur un lieu neutre...

3° Les intervenants : un principe fondamental à retenir, il ne faut pas multiplier les intervenants, deux sont suffisants, trois sont un maximum. Aujourd'hui, une conférence de presse devant trois, quatre ou cinq journalistes (qui peuvent représenter davantage de médias car ils travaillent souvent pour plusieurs supports) est chose courante; il ne faut pas qu'il y ait plus d'intervenants que de journalistes... Alors qui peut prendre la parole ? Un attaché de communication ou de presse, un porte-parole et/ou une personne directement concernée par le sujet de la conférence... Il ne sert à rien de multiplier les intervenants ou de répartir la parole sur plusieurs personnes si une seule suffit ! Il s'agit évidemment de prévoir des intervenants qui n'ont pas peur de parler face à un micro et une caméra...

4° Le format et le ton : ces deux paramètres dépendront forcément du thème de la conférence. Point presse simple, petit-déjeuner de presse, déjeuner de presse ? Ton institutionnel, festif, solennel ? C'est à définir en fonction du temps disponible le jour J, des intervenants, du budget et, surtout, du sujet de la conférence...

5° Les invitations : elles doivent parvenir aux médias une semaine à dix jours avant la conférence de presse. Dans certains cas, si l'événement lié à la conférence de presse est d'ampleur, une première invitation peut partir une quinzaine de jour avant la conférence mais la fenêtre d'envoi optimale reste entre J-10 et J-7 afin de permettre au journaliste qui reçoit l'invitation de planifier son travail. Les invitations doivent contenir la date, l'heure, le lieu, le thème de la conférence de presse et, éventuellement, le nom et la qualité des intervenants.

5° Le dossier de presse : une conférence de presse est automatiquement accompagnée d'un dossier de presse qui sera remis aux journalistes présents. Le dossier de presse doit contenir toutes les informations utiles au journaliste pour la rédaction de son article ou la réalisation de son reportage (pour plus de détails lire aussi Le Dossier de Presse dans l'Espace Etudiants du site). Certains préconisent de remettre le dossier de presse uniquement à la fin de la conférence de presse afin de conserver l'attention des journalistes et de les "obliger" à rester jusqu'à la fin... On oblige pas un journaliste, de toutes façons, mais je suis convaincu qu'il est préférable de remettre le dossier de presse à l'arrivée afin que les journalistes aient un support concret pour suivre la conférence; par ailleurs beaucoup de journalistes aiment annoter le dossier de presse de petites informations glanées pendant l'exposé des intervenants.

6° Le média-training : si les intervenants ne sont pas rôdés à la prise de parole devant les medias, une séance d'entrainement peut être faite avec eux, une espèce de répétition générale, sous la forme d'un jeu de rôle par exemple.

7° La relance médias : à J-3, un rappel par e-mail à tous les journalistes invités est opportun. La veille de la conférence ou le matin même si elle n'a pas lieu trop tôt, un ultime rappel téléphonique ciblé sur les rédacteurs en chefs de certains médias est également à conseiller...

8° Le jour J : il faut prévoir des portes-nom pour les intervenants afin que les journalistes puissent les identifier. Il s'agit de prévoir également une personne sur place pour l'accueil des journalistes, la remise des dossiers de presse, le relevé des médias représentés. Il faut également vérifier que le matériel technique utile soit opérationnel et qu'il y ait des boissons (café, thé, eaux, softs) à l'attention des journalistes et des orateurs. Il est recommandé d'être sur place au moins une demi-heure avant le début de la conférence de presse pour un dernier briefing et les vérifications de dernière minute... A l'entame de la conférence de presse, il faut un maître de cérémonie (souvent l'attaché de presse ou de communication) qui introduira le sujet et présentera rapidement les intervenants.

9° Après la conférence : il s'agit d'assurer le suivi en envoyant le dossier de presse aux médias non présents et de pouvoir répondre à leur demande éventuelle. Le soir même et dans les jours qui suivent, il faut être attentifs aux médias afin de repérer les articles et reportages relatifs à la conférence de presse et les compiler dans une revue de presse qui sera ventilée vers toutes les personnes intéressées (intervenants, direction, partenaires,...).

(Petit-)déjeuner de presse ou pas ?

La question est très souvent posée, faut-il organiser plutôt un petit-déjeuner de presse, un déjeuner de presse ou plus simplement un point presse. Lorsque la conférence de presse était un événement médiatique incontournable, un repas associé pouvait parfois être un adjuvant essentiel pour s'assurer de la présence de journalistes mais désormais, avec le temps qui est compté, cela n'est plus vraiment le cas. Personnellement, je ne suis pas convaincu de la nécessité d'un petit-déjeuner tandis qu'un déjeuner sous-entende que la conférence déborde sur un temps de midi et, dès lors, en dehors des heures optimales de la tenue d'une conférence de presse. ceci dit, chaque situation a ses avantages et ses inconvénients comme le montre le tableau du Service d'Information Gouvernementale (SIG) ci-après :

(1)

Ma conviction personnelle va à l'organisation simple d'un point presse, plus concis et plus rapide !

Combien de temps doit durer une conférence de presse ?

Pas trop longtemps ! Une heure est un grand maximum... 45 minutes me paraissent largement suffisantes. On peut décomposer la conférence de presse ainsi :
- Accueil et présentation : 5 minutes
- Temps de paroles des intervenants : 5 à 6 minutes par intervenant
- Questions/réponses : 5 à 10 minutes

Soit, dans le cas d'une conférence de presse avec trois intervenants (nombre maximal conseillé), une durée de 33 minutes au maximum... Une durée à laquelle il faut ajouter un temps utiles pour les journalistes de radio et de télévision qui ont besoin de réaliser des interviews.

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(1) SIG, fiche méthodologique "La conférence de presse : pourquoi ? comment ?"

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La communication interpersonnelle

"Informer, c'est donner une forme"

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