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Toute stratégie de communication repose sur un plan !
Une entreprise, une institution, une association, une organisation, une personne... cherche à séduire ou à convaincre le(s) public(s) au(x)quel(s) elle s'adresse, c'est le principe même de la communication. Tout au long d'une période définie (un an, trois ans, cinq ans... ou simplement le temps d'un projet), il convient de définir la stratégie de communication qui sera abordée; cette stratégie est synthétisée et consignée dans un document capital pour tout communicateur : le plan de communication. Celui-ci reprend donc l'ensemble des actions de communication prévues pour la promotion d'une entreprise, d'une institution, d'une association, d'un produit, d'une marque ou d'un projet. Le plan de communication regroupe clairement toutes les actions de communication envisagées sur une période donnée : relations médias, marketing direct, événementiel, communication visuelle, stratégie internet et/ou réseaux sociaux... Le plan de communication est le guide formel de la stratégie de communication. Evidemment, il est susceptible d'évoluer au fil du temps en fonction de son application mais aussi des objectifs à atteindre (qui peuvent se modifier) et des imprévus qui ne manquent jamais de venir se greffer à toute action de communication. Mais fondamentalement, le plan de communication répond à cinq questions majeures :
1° Où se situe-t-on ? => c'est à dire quelle est la situation actuelle ? Le plan commence par un état des lieux complet des actions de communication récentes avec leur impact et des actions en cours. Il doit aussi déterminer avec précision la stratégie globale de l'institution, de l'entreprise ou de l'association afin de s'y intégrer au mieux. Pour cela, le plus simple est, évidemment et s'il existe, de repartir du plan de communication précédent (ndlr l'expérience nous apprend que ce plan précédent n'existe pas toujours, loin s'en faut). Dans le cas d'un nouveau produit, on part de zéro mais il est opportun de s'inspirer des plans de communication d'autres produits de l'entreprise ou de la stratégie globale de l'entreprise. Cette partie liminaire du plan de communication fixe également les produits, services ou actions que l'on veut promouvoir (quoi ?).
2° Quels sont les objectifs et comment les atteindre ? => c'est à dire où la stratégie de communication doit-elle emmener l'institution, l'entreprise ou l'association ? Et notamment en termes de notoriété, d'image, d'informations... (pourquoi ?). Mais c'est aussi le moment de définir les budgets utiles ou disponibles (combien ?), les outils utiles et les moyens (y compris humains) à mettre en oeuvre (comment ?) pour parvenir à atteindre les objectifs.
3° Quelles sont les cibles ? => c'est à dire à qui s'adresse la communication que l'on va mettre en place ? Les cibles représentent un élément capital de la communication. Si l'on ne sait pas à qui l'on s'adresse, on ne peut pas savoir comment s'adresser à lui ! Connaitre ses cibles (à qui ?) c'est connaître leur profil (âge, géographie, catégorie socioprofessionnelle) mais c'est aussi connaitre leurs comportements, leurs motivations et leurs freins.
4° Quand va-t-on agir ? => c'est à dire quel est le moment le plus propice à chaque action de communication ? Lorsque les moyens à mettre en oeuvre, les budgets et les cibles sont déterminés, il convient de mettre en place un calendrier (quand ?) des actions de communication sur la période de temps définie pour le plan de communication. Certaines actions de communication seront dictées par un planning prévu à l'avance (ex. une inauguration ou le lancement d'un produit prévu à un moment précis) mais peuvent toujours être influencées par des imprévus (ex. retard de travaux pour l'inauguration ou contretemps dans la conception du produit). Globalement, il s'agit de répartir les différentes actions de communication tout au long de la période sur laquelle porte le plan de communication. Ainsi, s'il porte sur une année, il convient d'éviter de grouper toutes les conférences de presse dans les trois premiers mois, une inauguration en avril, le lancement d'une application sur le site internet dans la foulée puis de laisser s'écouler plusieurs mois avant de prévoir l'un ou l'autre événement à l'automne. Le planning des actions de communication doit être le plus équilibré possible, le mieux réparti possible.
5° Comment vérifier si l'on atteint les objectifs ? => c'est à dire comment évaluera-t-on l'impact du plan de communication ? La mise en place d'une grille d'évaluation des actions de communication est recommandée. Cette grille permettra de voir la pertinence de l'action, le retour visible et/ou l'impact de l'action sur l'entreprise, le public touché (en quantité et en qualité), ainsi que d'autres paramètres à définir en fonction de la stratégie globale de l'institution, de l'entreprise ou de l'organisation. L'analyse de l'évaluation des diverses actions du plan de communication (avec quels effets ?) permettra de dresser un bilan complet au terme de la vie du plan. C'est un feed-back des différentes actions prévues par le plan de communication.
Soyez SMART !
En définitive, le plan de communication idéal répond aux fondements basiques de la communication : qui dit quoi à qui comment et avec quels effets ? Pour être efficace, le plan de communication s'appuiera sur les critères SMART :
Spécifiques => critères clairement définis
Mesurables => critères qui ont des effets que l'on peut percevoir
Acceptables => critères qui vont dans le sens de la stratégie globale de l'institution
Réalistes => critères que l'on peut atteindre
Temporels => critères de limite dans le temps.
Etablir un plan de communication c'est mettre en page la stratégie de communication de l'institution, de l'entreprise, du projet ou de l'organisation. C'est surtout baliser le travail de l'équipe de communication, la guider et lui permettre d'arriver à bon port.
Quelques conseils pour le plan de communication :
- un plan médias qui reprend (pas forcément de façon exhaustive) les contacts avec les médias prévus ou prévisibles (inauguration diverses, lancement d'un produit, anniversaire, événements...) peut être adjoint au plan de communication;
- il m'apparait important de distinguer le plan de communication externe et le plan de communication interne. Les approches sont différentes, les publics aussi. Même si certains éléments de ces deux plans de communication peuvent se rejoindre, il s'agit clairement de deux axes de communication fondamentalement distincts;
- le plan de communication peut être succinct ! Nul besoin que ce document soit une brique lourde et indigeste pour être efficace; au contraire au plus le plan de communication sera clair et concis au plus il sera aisé à appliquer;
- il ne faut pas hésiter à faire une ligne du temps qui représente la durée de vie du plan de communication et à y noter les différentes actions prévues. Cette ligne du temps peut représenter une aide visuelle pour l'établissement du calendrier des actions.
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Le plan de communication
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